¿Qué es el Software ECM o gestión de contenido empresarial?

Escrito por: Marketing Team Fecha miércoles 27, octubre 2021 Categoría: Gestión documental

Compartir [ssba-buttons]

La optimización del tiempo y la automatización de los flujos de trabajo en la gestión de contenido empresarial es hoy en día un requisito indispensable en las organizaciones que tengan grandes volúmenes de contenido.

Dada esta realidad, un Software ECM funciona cómo una plataforma centralizada donde el usuario dispone de todo el contenido de su empresa evitando los riesgos asociados a la operativa tradicional y beneficiándose de las múltiples ventajas de la digitalización.

¿Qué es un Software ECM?

Un Software ECM (Enterprise Content Management) o Gestor de Contenidos es una herramienta digital diseñada para organizar, almacenar y gestionar tanto los procesos como los contenidos e información de una empresa.

El Software ECM es una evolución de los gestores documentales tradicionales, eliminando así los riesgos de cumplimiento normativo y otros problemas potenciales que surgían antes de su aparición.

¿Cuáles los objetivos de un software ECM?

Los objetivos de un gestor de contenido empresarial son diversos y tienen como último punto la digitalización óptima de los documentos de una empresa con el fin de no perder el conocimiento corporativo. Entre los objetivos principales de un software ECM encontramos:

Optimización de los procesos de gestión documental, así como la toma de decisiones en la empresa, tanto respecto a los procesos como a los trabajadores.
Centralización de la información en un solo lugar.
Eliminación de la dependencia del documento en papel.
Organización de la información no estructurada en función de las necesidades de la empresa.
Mayor capacidad de retención y adquisición de clientes gracias a la incorporación de este sistema como ventaja competitiva en relación con las empresas del sector.

Ventajas del software ECM

Ante la búsqueda de gestión del conocimiento intelectual de una empresa, trabajar con un sistema ECM o gestor documental permite a empresas y profesionales sacar el máximo partido a la información corporativa que tienen en su poder. Organizaciones de todos los sectores y tamaños que cuentan con una plataforma de automatización y gestión documental se benefician de ventajas como:

Prevención de riesgos de pérdida de información valiosa y de descapitalización intelectual.
Promoción de la comunicación entre todos los empleados de una misma empresa.
Mejora de la relación de la organización con su cartera de clientes.
Mayor productividad y eficiencia, que se traducen a su vez en una mejora en la calidad de los trabajos realizados.
Capacidad de almacenamiento, guarda y gestión de grandes volúmenes de información de forma óptima en la nube.
Legalidad: software de análisis de firma biométrica defendible en caso de litigio.
Ahorro de tiempo y costes innecesarios.

IvDoc: software ECM para gestión documental

Teniendo en cuenta las necesidades de las empresas actuales, encargadas de gestionar diariamente grandes volúmenes de información, datos y documentación, IvDoc se presenta como la mejor opción de software para la gestión documental.

Este sistema permite capturar, catalogar, almacenar, proteger y localizar la documentación corporativa. El motivo por el que nuestros clientes han elegido este software es porque permite la centralización de todo el conocimiento de una empresa para que pueda ser explotado por todos los empleados. Por ello, IvDoc se basa en:

Gestión documental: centraliza la documentación corporativa en cualquier formato y de forma homogénea.
Workflow (gestión de procesos): permite definir procesos avanzados de negocio para su ejecución en entorno Web, multiplataforma personalizable.
Capture mail: captura, gestión y catalogación documental de correos electrónicos.
Caja fuerte virtual: incluye una auditoría documental completa.
Captura de documentación: mediante la captura masiva, es posible la digitalización de documentación en múltiples puestos/usuarios con control de lotes, mediante scanner.

IvDoc es un sistema integrable con las aplicaciones de tu empresa, así como con las plataformas IvSign, IvCert o IvBio, de forma que el almacenamiento de tus documentos firmados queda completamente asegurado.

Este software ECM desarrollado por Ivnosys ayuda a las empresas a trabajar con completa seguridad gracias al respaldo de Ivnosys como Prestador de Servicios Cualificado avalado por el reglamento europeo eIDAS. Si quieres pasarte al lado de la digitalización completa de toda la documentación corporativa de tu empresa, contacta con nosotros y hazte con la plataforma de gestión documental más innovadora del mercado.