¿Qué es un sistema de gestión documental?

Desde la llegada de la tecnología, todo tipo de empresas han optado por la digitalización de sus documentos gracias a las enormes ventajas que esta opción ofrece. Y es que los datos lo avalan: el 90% del conocimiento de una empresa se halla encerrado en documentos y en la cabeza de los propios empleados.

Así, no es de extrañar la gran relevancia que han adquirido los sistemas de gestión documental. El gestor documental responde hoy en día a la necesidad de establecer sistemas que faciliten a las empresas capturar, catalogar, almacenar, proteger y localizar documentación e información corporativa.

¿Qué es la Gestión Documental?

La Gestión Documental hace referencia al proceso de captura, catalogación, almacenamiento, protección y localización de la documentación corporativa de una empresa. Esta gestión permite que la organización pueda recuperar y extraer fácilmente la información relevante, importante y útil que tiene en su poder, así como su destrucción cuando ya no se necesita.

Para llevar a cabo estas tareas, se hace uso de un software diseñado exclusivamente para controlar y organizar los documentos de toda la empresa, incorporando funcionalidades como la captura de documentación, la gestión de procesos utilizando flujos de trabajo, catalogación documental de correos electrónicos, digitalización de documentación, etc.

La cantidad de información que generan las organizaciones actuales crece de manera exponencial diariamente y los antiguos sistemas de almacenamiento se han visto limitados dadas sus carencias. De esta manera surge el sistema de gestión documental, que asegura una información organizada y eficiente y favorece la productividad empresarial.

Ventajas de utilizar un sistema de gestión documental

Ante la búsqueda de gestión del conocimiento, las empresas de todos los sectores y tamaños buscan plataformas de automatización y de gestión documental que les permita:

1. Prevenir y evitar los riesgos de pérdida de información valiosa.
2. Acumular una base de conocimientos.
3. Promover la comunicación entre todas las esferas de una misma empresa.
4. Mejorar el grado de satisfacción de los clientes.

Así, aquella empresa que trabaje con un gestor documental permitirá al conjunto de la organización sacar el máximo partido a la información corporativa que custodia. Entre las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental encontramos:

1. Capacidad de almacenamiento de grandes volúmenes de información.
2. Promoción y mejora de la comunicación entre los empleados de una misma organización.
3. Mejora en la calidad del trabajo realizado.
4. Aumento de la productividad: eliminación de procesos lentos e ineficientes.
5. Ahorro de costes, tiempo y esfuerzos.
6. Control a través del registro de evidencias de entrega y/o firma de documentación.
7. Legalidad: software de análisis de firma biométrica defendible en caso de litigio.

¿Cómo seleccionar un software de gestión documental?

Cuando una organización se plantea adquirir un software o sistema de gestión documental debe atender a múltiples factores más allá del precio, como el prestigio del fabricante, la legalidad y la seguridad en sus procesos y las funcionalidades que ofrece.

De esta manera, y dada la importancia y sensibilidad de la documentación corporativa de una empresa, es imprescindible confiar en un sistema que brinde total seguridad y que funcione como una caja fuerte virtual de su documentación.

Por esta razón y ante las necesidades de las empresas actuales, nació IvDoc, un sistema integrable con las aplicaciones de tu empresa desarrollado por Ivnosys. Este gestor documental es un software que permite capturar, catalogar, almacenar, proteger y localizar la documentación corporativa.

La utilidad de esta herramienta radica en su capacidad de centralización de todo el conocimiento de una empresa para que pueda ser explotado por todos los empleados. Además, IvDoc como sistema de gestión documental se basa en cuatro pilares fundamentales:

1. Gestión documental: centraliza la documentación corporativa en cualquier formato y de forma homogénea. Además, actúa como caja fuerte virtual e incluye una auditoría documental completa.
2. Workflow (gestión de procesos): permite definir procesos avanzados de negocio para su ejecución en entorno Web, multiplataforma personalizable.
3. Capture mail: captura, gestión y catalogación documental de correos electrónicos.
4. Captura de documentación: mediante la captura masiva, es posible la digitalización de documentación en múltiples puestos/usuarios con control de lotes, mediante scanner.

Además, si lo que se pretende es conseguir una custodia completa y segura de la documentación, esta herramienta permite su integración con otras plataformas como IvSign, IvCert o IvBio.

IvDoc ayuda a reducir el tiempo que se destina diariamente a la búsqueda de documentación mientras se trabaja con completa seguridad, ya que es una plataforma desarrollada por Ivnosys, reconocido como Tercero de Confianza y avalado por el reglamento eIDAS. Contacta con nosotros y hazte con la mejor opción del mercado en materia de software de gestión documental.

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