New Law Summit 2021: la digitalización del sector jurídico

En Ivnosys estamos involucrados en la digitalización del sector jurídico de la mano de nuestro partner PwC Tax & Legal España. Así, hemos aprovechado la oportunidad de asistir al evento en streaming que ha organizado la firma legal los días 3 y 4 de febrero.

Aquí te dejamos algunas de las intervenciones más destacadas:

Un antes y un después en la digitalización del área legal

El encuentro dio comienzo con Joaquín Latorre, Socio responsable de PwC Tax & Legal, quien destacó 4 puntos clave en el marco digital actual:

1. Disrupción digital: la Administración ha cambiado la forma de comunicarse, y eso afecta al área de compliance. Los asesores están cambiando la forma en la que se comunican con la Administración Pública. Estamos atravesando una evolución hacia la velocidad y cantidad de datos, creando pautas de comportamiento que ayuden a tomar decisiones basadas en predicciones. Y esto, sin duda, impacta radicalmente en cómo avanza la evolución fiscal.
2. Complejidad normativa: el sector legal se está viendo afectado por una avalancha de nuevas figuras fiscales como las referentes a impuestos digitales, transacciones financieras, impuestos medioambientales, energéticos… Hay que estar actualizado de todos los cambios y nuevas normativas que van surgiendo de forma continuada.
3. Tendencias del gobierno corporativo: los temas fiscales ya no residen solo en los órganos directivos. Cada vez hay una mayor transparencia en la comunicación sobre las posiciones fiscales de las compañías.
4. Presión sobre los costes: «hay que hacer más por menos.» El coste más grande que soportan las empresas es el coste de profesional, y no se puede sustituir. Pero esa función profesional tiene que centrarse en tareas de gran valor añadido, y es ahí donde juega un importante papel la tecnología al liberar al profesional de tareas rutinarias que puedan sustituirse por procesos digitalizados.

En relación a este contexto digital, Víctor Calvo-Sotelo, director general de DigitalES, destacó que «Vamos a contar con múltiples reformas y un volumen de financiación pública en niveles nunca vistos. Estos fondos públicos irán destinados a la transformación digital.» Marcó la importancia de contar con empresas de asesoramiento que pongan a disposición de las empresas, ya sean grandes o pymes, herramientas que les ayuden en este proceso de cambio y adaptación al mundo digital.

El impulso de una Administración electrónica

Con la llegada de la pandemia, uno de los organismos que se ha visto más forzado a digitalizar sus procesos ha sido la Administración Tributaria, especialmente porque se aproximaba la campaña de la renta. En esta ocasión, contamos con la intervención de José Borja, director del departamento de Informática tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. 

Tal y como compartió con la audiencia, se encontraron de repente en una situación en la que ni los funcionarios iban a la oficina, ni acudían a ella los ciudadanos. Solo hubo una salida: ofrecer una atención multicanal.

Consiguieron «proporcionar teletrabajo a los empleados, y ser capaces de prestar servicios a los ciudadanos desde sus domicilios», comentó Borja. A raíz de este intenso esfuerzo, se han planteado nuevos proyectos digitales como la videoasistencia. Comentó que, para el éxito de su proceso de digitalización, fue clave el tratamiento de los datos. Tal y como señaló, «se tiene más éxito cuando se utilizan datos. Hay que aprender a usarlos y tomar decisiones con ellos.»

Ecosistema de herramientas digitales a disposición del asesor

Destacamos en especial la intervención de Emilio Rodríguez, socio de PwC Tax & Legal, por hacer hincapié en las herramientas digitales ofrecidas por la nueva área NewLaw, y que son desarrolladas por Ivnosys en materia de la seguridad de la identidad digital y comunicaciones electrónicas.

Su intervención se ha centrado, sobre todo, en la gestión online con la Administración. Así, se ha tratado la ley 39/2015 que busca acompasar las obligaciones electrónicas con la gestión integral de la relación con la Administración.

De acuerdo con el ponente, hay 2 elementos sustanciales en cuanto a la digitalización del sector jurídico:

1. El uso masivo de la identidad digital de las compañías, que se centra en el certificado digital.
2. Las notificaciones dejan de recibirse en papel y pasa a formato electrónico, lo que significa que tenemos que meternos en la sede electrónica de cada organismo para saber si hemos recibido una notificación.

No atender las notificaciones a tiempo supone la recepción de sanciones, por lo que es algo que no nos podemos permitir. La solución pasa por disponer de una herramienta que conecte con las sedes de los organismos públicos.

De acuerdo con el ponente, «la Administración Pública (a nivel estatal, autonómico y local) suma cerca de 8.133 sedes electrónicas. Esto significa que «nuestros empleados deberían ir a cada una de esas sedes a consultar la información.» En este punto, lo que haremos con la tecnología es «usar una herramienta que traiga toda esa información a un único punto.»

Funcionamiento del gestor automático de notificaciones

El ponente presentó la herramienta IvNeos, que conecta todos los buzones de los organismos públicos accediendo a cada sede electrónica con el certificado digital que hemos conectado previamente al gestor.

En este sentido, el primer paso es tener centralizados los certificados digitales por ejemplo con IvSign, la plataforma que permite emitir y custodiar su uso de forma segura, pues tenemos en todo momento el control y la trazabilidad de uso.

Una vez el gestor tiene los certificados digitales a disposición, inicia el rastreo en las sedes de los organismos públicos. «Barre las AAPP personándose con esos certificados y trayéndonos los avisos. No abre las notificaciones, solo nos las pone a disposición para que las veamos y podamos atenderlas.» Además, nos da información sobre «la fecha de lectura, el estado de la tramitación, el organismo emisor, etc.»

Una vez recibida la notificación, podemos descargarla y ya seguir con el procedimiento habitual.

Una forma sencilla de gestionar la identidad digital

La centralización de los certificados nos permite hacer uso de ellos tanto para acceder a las sedes electrónicas de la Administración, como para firmar documentos electrónicos.

De ahí la importancia de diseñar un modelo de quién usa los certificados de acuerdo a los poderes asignados. Es decir, «aunque estamos ante un proyecto tecnológico, todo esto pasa por una fase anterior para diseñar ese modelo de gobierno», señala Rodríguez.

En este sentido, debemos hacernos una serie de reflexiones a la hora de apostar por la digitalización del sector jurídico:

1. Qué uso actual se hace de los certificados, la firma digital y la gestión de notificaciones. Ver el modelo que tenemos implementado y si puede verse mejorado con la  tecnología.
2. Tener en cuenta que las múltiples ventajas que aporta la tecnología: gestión automatizada, avisos automáticos, automatización en la respuesta a los escritos como dirigencias de embargo.
3. El nuevo modelo de gobierno es la base para definir qué reglas deben seguir las herramientas digitales que vamos a implantar (donde habrá que escuchar las recomendaciones del departamento legal y jurídico).
4. No solo basta con implantar las herramientas, sino que hay una nueva forma de trabajar. Los empleados necesitan un periodo de formación y soporte. Requiere la involucración directa de los empleados.

Como conclusión de la jornada, los profesionales del sector legal tienen ante sí una gran oportunidad de optimizar sus procesos gracias a la tecnología. Herramientas como el gestor IvNeos permiten la comunicación a distancia con la Administración Pública, llevando todos los trámites al día y evitando ser sancionado por descuidos. Eso sí, garantizando la identidad digital de la organización con la custodia segura del certificado digital.