Las herramientas digitales que ayudan al sector educativo

En los últimos meses el sector educativo ha experimentado un repunte en su transformación digital. El 80% de las escuelas, centros educativos y universidades ya han comenzado a implementar la tecnología y las herramientas digitales como medio de captación de nuevos alumnos y para renovar los procesos de organización interna.

Algunas de las herramientas que han empezado a incorporar han sido el certificado digital y la firma electrónica. ¿Cómo puede ayudar el certificado y la firma digital a los centros educativos?

Los empleados: el primer eslabón en incorporar la tecnología

La mayoría de los profesionales temen en un primer momento a la tecnología ya que les obliga a salir de su zona de confort. Sin embargo, se ven beneficiados enormemente tras su implementación, haciendo su trabajo más rápido y seguro. En el caso del certificado digital, los profesionales del sector educativo pueden firmar documentos electrónicamente, acceder a las sedes electrónicas de organismos públicos y ceder el uso a empleados.

En el caso de universidades la digitalización de sus procesos y comunicaciones es una tarea prioritaria. Tal y como trasladó Paco García, Jefe del Servicio de Transformación Digital de la Universidad Autónoma de Madrid, en nuestro webinar sobre la innovación en las instituciones educativas, el Rector es una figura imprescindible para la firma de documentos y la única persona a la que algunas Administraciones Públicas permiten recoger notificaciones.

Sin embargo, al Rector le resulta imposible atender todas estas tareas en su día a día y necesita que ciertos empleados hagan estas tareas en representación suya. ¿Y cómo hacerlo? Efectivamente, con el certificado digital. Eso sí, siempre controlando el uso que hacen los empleados y estableciendo las reglas de uso. Por ejemplo, decidiendo en qué horario pueden hacer uso del certificado, a qué URL concreta pueden acceder o que sólo puedan hacerlo desde su ordenador de trabajo.

Existen plataformas digitales que permiten emitir nuevos certificados, custodiarlos de forma segura en la nube y controlar el uso que hacen los empleados en tiempo real. Podemos detectar la actividad de cada empleado gracias a que los certificados digitales contienen información sobre el titular, como la organización y departamento al que pertenece y el puesto que desempeña.

La centralización del certificado digital: seguridad digital en el sector educativo

A la hora de trabajar con certificados digitales surgen algunas problemáticas. Siguiendo el ejemplo de la UAM en el sector educativo, vimos como:

• Los certificados se copian sin control en los ordenadores, perdiéndose la trazabilidad de uso y su protección
• Los empleados pierden u olvidan la tarjeta que contiene el certificado y no pueden trabajar
• Se producen robos de ordenadores en los que estaban instalados los certificados, suponiendo una brecha de seguridad y dejando al empleado sin trabajar
• En caso de usar lectores para el uso de certificados, el personal informático necesita instalar drivers para su funcionamiento en todos los ordenadores de los empleados, algo que resulta realmente complicado ya que surgen problemas de compatibilidad
• Hay una alta rotación de cargos en el centro y el personal de informática se pasa el día instalando, cambiando y/o actualizando los certificados.

Con la centralización en la nube, los certificados quedan custodiados de forma segura, estando protegidos y pudiendo trabajar con ellos pase lo que pase. Da igual desde dónde trabaje el empleado, si cambian los cargos o se pierden ordenadores, los certificados están a salvo y con ellos la seguridad de la escuela.

Nueva forma de comunicación digital con los alumnos

Una vez se han digitalizado los procesos es momento de ir un paso más allá: incorporar la tecnología en las relaciones con los estudiantes.

Desde que una persona se interesa por estudiar en un centro educativo hasta que finaliza sus estudios, el estudiante pasa por distintas fases que requieren de la firma de documentos. Por ejemplo, a la hora de realizar la matrícula, sacarse el carnet de estudiante, convalidar créditos, solicitar una beca o firmar unas prácticas.

Las escuelas están acostumbradas a hacer todo este papeleo en persona, recibiendo a los alumnos en las instalaciones. Pero, ¿qué podemos hacer ahora? Los alumnos no acuden presencialmente a los centros y, en caso de hacerlo, los procesos para realizar cualquier tipo de trámite se alargan eternamente.

En este sentido, la firma electrónica está siendo la salvación de los centros del sector educativo. Los estudiantes pueden firmar documentos a distancia y desde cualquier dispositivo móvil. Para ello, existen herramientas de firma que ofrecen distintos tipos de firma para que elijamos en cada momento la que nos convenga y recogen evidencias electrónicas para contar con plena validez jurídica.

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