¿Qué es y cómo puedo usar el certificado digital?

Seguramente ya estés algo familiarizado con ello y también hayas tenido que utilizar tu certificado digital para acceder a tu informe de vida laboral, consultar impuestos o realizar cualquier tipo de trámite online con la Administración Pública.

Pero ¿sabes qué es exactamente el certificado digital? ¿En qué tipo de gestiones lo necesito?

El certificado digital, tu DNI electrónico

Podemos entender el certificado digital como un DNI electrónico que nos identifica digitalmente y nos permite hacer gestiones en Internet. En función de la tarea que necesitemos hacer (firmar un documento, solicitar una ayuda al ayuntamiento…) debemos utilizar un tipo de certificado en concreto. En el caso de las empresas, los más utilizados son los certificados de representación ante las Administraciones Públicas y el certificado de firma electrónica.

Su uso está cada vez más extendido en las empresas, especialmente desde la pandemia. Así, más del 80% de los usuarios han realizado trámites telemáticos en la Administración Pública, para lo cual necesitaron un certificado digital. ¿A qué se debe este incremento en el uso del certificado digital? Muy sencillo. Hasta ahora cuando necesitábamos hacer un trámite con un organismo público acudíamos a las oficinas y nos acreditábamos con nuestro carné de identidad. Del mismo modo que mostrábamos nuestro DNI en este proceso de identificación presencial, tenemos que utilizar el certificado digital para hacerlo de forma telemática.

Desde la pandemia, más del 80% de los usuarios han realizado trámites telemáticos en la Administración Pública, para lo cual necesitaron un certificado digital

Con el certificado digital podemos acceder a información privada y confidencial, algo realmente importante en el caso de las empresas. Si una persona tuviera en sus manos el certificado digital que representa a una empresa, podría acceder a datos fiscales y realizar operaciones en nombre de la empresa sin ser conscientes de ello.

Los certificados digitales bajo la Ley 6/2020

El aumento de las transacciones electrónicas mediante el uso del certificado digital y la firma electrónica ha llevado a su regulación con la Ley 6/2020, en materia de los servicios electrónicos de confianza y que supone una adaptación del reglamento europeo eIDAS.

Entre los puntos tratados la Ley 6/2020 reconoce una vigencia de 5 años para los certificados digitales y la posibilidad de renovarlos una única vez para garantizar la máxima seguridad.

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Cómo proteger el certificado digital

Para trabajar online de forma segura es necesario utilizar un certificado digital cualificado, es decir, un certificado emitido por una Autoridad de Certificación. Es el caso de organismos como la FNMT, Camerfirma o Ivnosys.

Un certificado digital cualificado, también conocido como «certificado cualificado de firma electrónica», es un certificado de firma electrónica generado por un dispositivo seguro de creación de firma conocido como QSCD (Qualified Signature Creation Device) y que ha sido expedido por un prestador de servicios de confianza cualificado, como es el caso de Ivnosys.

Esta entidad emite los certificados y otorga validez jurídica a todos los usos que se hagan con ellos posteriormente. Además, existen herramientas como IvSign que se rigen a un mayor control de seguridad.

Muchas empresas instalan los certificados digitales en los ordenadores de los empleados, lo que supone:

• Perder el certificado digital si hay un robo o pérdida del ordenador
• Instalar un nuevo certificado cada vez que hay una incorporación en la empresa
• Cambiar los certificados cuando hay cambios de personal en la plantilla
• Instalar un certificado en los ordenadores de varios empleados cuando necesiten usarlo

Sin embargo, con IvSign es posible poner fin a todas estas situaciones ya que se emiten los certificados desde la propia plataforma y se custodian directamente en la nube. Gracias a esto, los empleados pueden utilizarlo desde cualquier dispositivo y la empresa puede ceder su uso controlando en tiempo real quién y cuándo los utiliza gracias al proceso de auditoría que incorpora la plataforma.

Usos del certificado: trámites online con las AAPP y la firma digital de documentos

Entre los usos más frecuentes que hacen las empresas con el certificado digital se encuentra la gestión de trámites electrónicos con la Administración Pública. Es así debido al obligado cumplimiento al que están sometidas empresas y profesionales con la Ley 39/2015. Esta normativa sólo permite realizar los trámites a través de medios electrónicos, lo que afecta a la gestión de las notificaciones electrónicas.

Así, para consultar las notificaciones y hacer cualquier tarea a través de la sede electrónica de un organismo público se necesita acreditarse con un certificado digital. Automatizar estas gestiones también es posible gracias a plataformas de gestión como IvNeos.

Otro de los principales usos es la firma electrónica. Parece que la firma en papel es cosa del pasado. Ahora las empresas se sirven de medios electrónicos para la firma de contratos o cualquier tipo de documento. Así pues, resulta mucho más cómodo y ágil enviar un documento por correo electrónico y recibirlo firmado electrónicamente. Ya no es necesario esperar a tener un cliente o empleado en persona para cerrar trámites, y eso optimiza enormemente los recursos de la empresa, tanto en términos de tiempo como de dinero.

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