¿Cómo es la nueva normalidad a la que nos enfrentamos?

• El confinamiento está sirviendo como impulso para valorar las tecnologías y utilizar herramientas digitales que facilitarán el trabajo, gestiones, etc.

Las empresas están evolucionando sus modelos de negocio en favor de la digitalización, dando lugar a oficinas sin papel. Esta tendencia ha crecido aun más con la llegada de la pandemia del Covid-19, al ser el papel uno de los elementos de contagio más comunes. Comentamos hoy los tips para digitalizar la actividad de la forma más segura y proteger la salud de los empleados tras la vuelta al trabajo en esta nueva normalidad.

Nueva normalidad, ¿a qué nos enfrentamos empresas y autónomos?

La digitalización de las organizaciones ha llegado para quedarse, siendo cada vez mayor el uso de la tecnología en las tareas que realizan a diario los empleados. Por ejemplo la gestión electrónica de los trámites con las AAPP, el uso del certificado digital, la firma electrónica y la gestión documental en la nube.

Aprovechemos el momento, es hora de dejar atrás el papel y apostar por la gestión electrónica. No obstante, hace tiempo que llegó esta tendencia conocida como cultura paperless, organizaciones que eliminan el papel de sus oficinas y consiguen una mayor eficiencia. Esto es así por el ahorro de costes como la compra, impresión y almacenamiento del papel. Y también evita la incómoda acumulación de papeles en mesas, armarios, archivadores…

Porque no hay que olvidar que uno de los principales problemas de las empresas es la cantidad de espacio que se requiere para almacenar montones de papel que, con el tiempo, no tienen ningún uso. Además, es probable que estos archivos se estropeen, se extravíen o incluso puedan acceder a ellos personas sin autorización.

Trámites con la Administración Pública

Uno de los principales cambios en esta nueva normalidad es la forma de relacionarnos con los organismos públicos. Hasta ahora, empresas y autónomos ya estaban obligados por la Ley 39/2015 a comunicarse electrónicamente con la Administración Pública, lo que supone entre otras cosas, la gestión de las notificaciones electrónicas.

Pues bien, cada vez van a establecerse más procesos y trámites online, que se traducirá en menos colas y tiempos de espera, además de no necesitar presentarse en las oficinas. Supone así una oportunidad para aumentar la productividad y reducir la carga de trabajo que suponía hasta el momento. Agilizar los procesos y las gestiones será fácil y cómodo.

La firma electrónica más segura

Puesto que no sabemos hasta cuando podremos personarnos en ciertos lugares para firmar documentos, otro de los grandes cambios es la firma electrónica de documentos. De hecho, en los últimos meses ha habido un gran repunte del uso de la firma digital para todo tipo de comunicaciones a distancia, ya sea con empleados, proveedores, clientes, comunicaciones certificadas…

Un aspecto positivo en este área es la posición líder de España a nivel europeo, teniendo a los mayores expertos en materia de identidades digitales, transacciones electrónicas y firma electrónica. Gracias a ello, disponemos de los tipos de firma más seguros que cuentan con la misma o mayor validez que la firma manuscrita en papel.

Ivnosys asegura el respaldo legal de los documentos firmados electrónicamente al ser Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificado, cumpliendo con los estrictos estándares de la normativa europea eIDAS 910/2014.

Uso del certificado digital

El certificado digital podríamos definirlo como un documento digital que nos identifica en las operaciones que realizamos a través de internet, nuestro DNI online. Con nuestro certificado podemos acceder a las sedes electrónicas de las AAPP y firmar documentos digitales, garantizando de forma fehaciente la identidad del usuario que realiza la acción. Esto beneficia en el aspecto legal, pues otorga pleno reconocimiento legal y evidencias electrónicas defendibles en caso de litigo.

Así, es imprescindible proteger el uso que hacen los empleados del certificado digital. Para ello, existen herramientas preparadas para la centralización de los certificados en un único punto y controlar su uso en tiempo real.

Después de esto, puede que tengas dudas sobre las diferencias entre certificado digital y firma electrónica, como cuando hacer uno de cada uno… pero aquí te las aclaramos todas

¿Necesitas digitalizar tu organización ante esta nueva normalidad? Descubre nuestras soluciones o contáctanos si necesitas que te asesoremos de forma personalizada.