Los 5 motivos por los que RRHH necesita usar la firma digital

En los últimos meses las empresas se han visto obligadas a digitalizar sus procesos como consecuencia de la pandemia. Este cambio se ha visto reflejado, entre otras áreas, en los RRHH. Hasta entonces, las contrataciones y demás trámites laborales se realizaban de forma presencial. Sin embargo, esta forma de trabajo se ha visto interrumpida y, de momento, sin fecha de fin.

Ante esta situación, los profesionales han visto una oportunidad en la firma digital ya que les permite acelerar los procesos de contratación, optimizando su tiempo y recogiendo plena validez legal de los documentos firmados.

La digitalización de los RRHH

La tecnología ofrece la posibilidad de automatizar el trabajo de los profesionales encargados de las relaciones laborales con sus empleados. En el caso de la firma digital, supone una oportunidad para optimizar su trabajo, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas con poco valor y destinando su esfuerzo a cuestiones que realmente lo requieran.

Ocurre por ejemplo en los procesos de contratación. Con la firma digital ofrecemos al candidato la comodidad de firmar los documentos en cualquier momento, y desde cualquier y dispositivo móvil. Esto aumentará su grado de satisfacción con la empresa y su compromiso con la misma. Así pues, no debemos olvidar que la diferenciación de una empresa viene promovida, entre otros factores, por la capacidad de atraer y retener talento.

Optimización de procesos

En las empresas se realizan a diario un sin fín de gestiones relacionadas con los empleados, lo que en muchos casos requiere la firma de documentos. Contar con la firma electrónica permite optimizar estas tareas durante todo el ciclo de vida del empleado. Es decir, desde que contratamos a un empleado hasta que finaliza su actividad en la empresa.

• Reclutamiento e incorporación: es posible que en el momento de captación de personal intervengan distintos departamentos. Esto puede alargar el proceso y como resultado, haya candidatos que terminen rechazando la oferta. En este punto, la firma digital permite reducir los tiempos de gestión, agilizar las nuevas contrataciones, la firma de contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, prevención de riesgos laborales, etc.
• Después de la incorporación: nóminas, acuerdos de teletrabajo, extensiones de contrato, modificaciones salariales, acuerdo de vacaciones, bajas y excedencias, finiquitos y/o documentación relativa a la finalización del contrato. Estos son algunos de los trámites más frecuentes que se gestionan en RRHH y que en muchas ocasiones obliga a perseguir al empleado para firme el documento.

¿Por qué utilizar la firma digital?

Como hemos visto, la firma digital supone numerosas ventajas para los profesionales de recursos humanos. Estos son los principales motivos por los que una empresa necesita digitalizar la relación con sus empleados:

1. Agilidad en la firma: se recogen los contratos firmados en apenas unos minutos, aumentando la productividad de los empleados.
2. Reducción de costes: la firma en remoto permite reducir los costes derivados de la tradicional firma en papel (adquisición y mantenimiento de impresoras, papel, cartuchos de tinta y el posterior archivo de los documentos).
3. Medio ambiente: además del ahorro de recursos, la reducción del uso del papel contribuye al cuidado del medio ambiente afectando positivamente en la imagen transmitida a los usuarios internos y externos a la organización.
4. Legalidad: la firma digital tiene una validez legal igual o mayor a la firma en papel, estando respaldada por el reglamento eIDAS. Así, recoge los tipos de firma (firma simple, avanzada y cualificada) aceptados y reconocidos por los países de la UE.
5. Seguridad: la firma remota permite recoger evidencias electrónicas durante el proceso de firma que garantizan la integridad del documento firmado y las firmas recogidas.

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