Cultura paperless: la apuesta por una oficina sin papel

Cada vez más, las empresas apuestan por la digitalización de sus procesos. ¿La finalidad? Dotar de mayor eficiencia a cada uno de sus departamentos y conseguir una oficina sin papel. Descubre qué es la cultura paperless y qué beneficios tiene en las organizaciones.

La llegada de la cultura paperless

¿Somos conscientes de la cantidad de papel que utilizamos a diario? Todas las comunicaciones que realizamos tanto con usuarios internos como externos a la compañía, requieren de la firma de acuerdos, contratos, transacciones, etc.

Es frecuente que, toda esa documentación firmada, se vaya acumulando en nuestro escritorio o se quede almacenada en algún armario de la oficina. Además, destinamos una gran cantidad de recursos como impresión, archivo y destrucción de los papeles.

Entonces, ¿cómo lograr una oficina sin papeles? ¿Por qué apostar por una cultura paperless?

Las ventajas de las oficinas sin papel

Como decíamos, la cultura paperless apuesta por la digitalización de las organizaciones. Son muchos los motivos por los que apostar por los medios digitales, incentivando la reducción del uso del papel en nuestras oficinas. Te contamos algunas de las ventajas de la cultura paperless:

• Seguridad y fiabilidad. El almacenamiento digital permite tener controlada toda la información, conociendo quién y cuándo accede a los documentos.
• Mayor productividad. La gestión documental electrónica agiliza los procesos de consulta y gestión de la información.
• Optimización de recursos. El almacenamiento digital evita los costes del proceso tradicional derivados de la impresión, envío postal y destrucción del papel, entre otros.
• Cierre de negociaciones. Podemos firmar documentos electrónicamente desde cualquier lugar y dispositivo móvil, reduciendo el plazo de cierre de acuerdos.

¿Cómo ahorrar papel en la oficina?

La idea de conseguir oficinas sin papel suena bien, pero ¿cómo lograrlo? A continuación, te dejamos los primeros pasos que debe seguir una empresa para convertirse en una oficina paperless:

1.    Uso de certificado digital

Cuando una empresa empieza a trabajar a través de medios electrónicos, necesita operar con un certificado digital que le acredite en la red y permita trabajar con total seguridad y tranquilidad. Además, es conveniente centralizar los certificados para que queden controlados, evitando posibles suplantaciones de identidad o ciberataques.

2.    Firma electrónica

La firma electrónica nos permite cerrar contratos en apenas unos minutos. Esto es así gracias a la movilidad que ofrece, pudiendo firmar en cualquier momento, lugar y dispositivo móvil. Además, los documentos quedan almacenados y protegidos en la nube.

3.    Almacenamiento en la nube

Almacenando y gestionando los documentos en la nube, tenemos toda la información organizada y controlada en un único punto. Además, mejora la comunicación interna de la organización y aumenta la productividad.

Tus soluciones digitales con Ivnosys

En Ivnosys ponemos a disposición de nuestros clientes soluciones innovadoras que ayudan a digitalizar sus negocios de forma controlada y segura. Entre los servicios ofrecidos, contamos con nuestra plataforma de centralización de los certificados digitales, nuestra herramienta de firma electrónica y el gestor de notificaciones electrónicas. Gracias a estas soluciones, junto a nuestro gestor documental, las empresas pueden decir adiós al papel y convertirse en oficinas sin papeles.

Es momento de aprovechar la llegada de la cultura paperless para adoptar las herramientas digitales que nos permitan evolucionar hacia oficinas sin papel.