¿Tienes pruebas? Las evidencias digitales y su valor probatorio

Tal y como estamos acostumbrados a escuchar, “las palabras se las lleva el viento…” pero las evidencias digitales no. Y así es, de hecho, en el ámbito profesional ocurre habitualmente cuando llegamos a un acuerdo verbal en una comida de negocios o incluso firmamos un contrato online sin utilizar las plataformas adecuadas que protegen nuestra identidad digital y garantizan una custodia documental segura. Para ello, a raíz del avance de la tecnología en los últimos años, existen las evidencias digitales y es vital para una empresa hoy en día conocerlas.

Firma electrónica como evidencia digital

Con el avance de la tecnología, cada vez son más las pruebas generadas de manera electrónica: documentos electrónicos, correos electrónicos, conversaciones en aplicaciones de mensajería instantánea… Sin embargo, el valor probatorio de estas pruebas está íntimamente ligado a la solución tecnológica empleada en el momento de su generación.

En situaciones en las que se aportan documentos electrónicos firmados como contratos, acuerdos, autorizaciones, etc. su valor puede ser fácilmente cuestionable. Hay varios elementos que serán determinantes a la hora de presentar pruebas en un proceso judicial y que solo las evidencias digitales permiten obtener:

• Garantizar la identidad del firmante (usuario)
• El día, fecha y hora de la firma
• Traza de las comunicaciones y código del envío: a quién se envía el documento, momento de la entrega, apertura y firma.
• Origen de dichos documentos en un procedimiento judicial.

Por ello, el valor probatorio variará en función de la reputación de la entidad que la ha emitido, así cómo la capacidad de garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad.

Calidad probatoria según el reglamento eIDAS

El reglamento eIDAS (UE) 910/2014, encargado de regular las transacciones y comunicaciones electrónicas, establece 3 tipos de firma electrónica aceptados por todos los países de la Unión Europea: firma simple, firma avanzada y firma cualificada. Como comentábamos en esta entrada, existen diferencias entre estos tipos de firma y su uso dependerá de la situación judicial ante la que nos encontremos.

Sin embargo, en el seno de las empresas, puede que sean muchos los empleados que tengan acceso a las firmas electrónicas y al certificado digital de la misma, obligando a las organizaciones a establecer programas de prevención de delitos y custodia de documentación electrónica para evitar incurrir en infracciones propiciadas por no haber ejercido la persona jurídica el debido control sobre sus empleados.

Herramientas de recogida de evidencias digitales

Hoy en día existen un sinfín de herramientas que permiten controlar el uso que los empleados autorizados dan a las firmas y certificados digitales de una empresa.

En el caso de la firma electrónica encontramos la plataforma IvCert, que permite firmar documentos con todos los tipos de firma electrónica cumpliendo con la normativa eIDAS, con el objetivo de garantizar la seguridad recogiendo evidencias digitales que aportan robustez jurídica.

Por su parte, en cuanto a los certificados digitales, encontramos la plataforma IvSign, encargada de emitir y centralizar los certificados digitales existentes en una organización para que los empleados puedan hacer uso de ellos de forma segura. En este caso, existe la posibilidad de compartir su uso entre los trabajadores, estableciendo permisos y reglas de uso y controlando en tiempo real quién, cuándo y para qué se ha utilizado un certificado digital.

Estos procesos de auditoría son los encargados de recoger las evidencias digitales relativas a las operaciones administrativas realizadas por cada usuario dentro de la plataforma, así como las operaciones de firma o autenticación realizadas con certificados digitales. Las evidencias digitales que registra la plataforma serán las encargadas de aportar el valor probatorio en un proceso judicial.

>>La importancia de recoger evidencias electrónicas, ciberprotección

El respaldo de un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado

Con el fin de asegurar que el documento firmado tanto con firma electrónica como con certificado digital cumpla con todas las propiedades de autenticidad e integridad del documento y, por consiguiente, que sirva como valor probatorio en caso de juicio, el Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, como es el caso de Ivnosys, cumple con las máximas garantías legales actuando como tal y como Tercero de Confianza a través de sus soluciones de firma e identidad digital.

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