Umivale optimiza el envío certificado de las comunicaciones Bonus

Ivnosys ha llevado a cabo un proyecto con Umivale, Mutua colaboradora de la Seguridad Social nº 15, para mejorar el proceso de comunicación de la concesión del incentivo Bonus.

Envío certificado de documentación

Mediante este proyecto se ha eliminado el envío de documentos en papel, prescindiendo del burofax y los gastos que conlleva. De ahora en adelante, la compañía gestionará sus comunicados de forma electrónica y automática. Así pues, la prioridad principal para Umivale es optimizar recursos, recortar tiempos y reducir costes innecesarios derivados del proceso de envío tradicional.

Es destacable la rapidez en la implantación del proyecto, habiéndolo puesto en marcha en apenas una semana, gracias a la suite IvSign y en concreto al uso del producto IvCert.

El envío certificado de los comunicados permite garantizar la recepción del documento y obtener el acuse de recibo de los envíos.

El envío certificado se ha realizado a partir de un fichero Excel que recoge los destinatarios, el asunto del mensaje -que opcionalmente puede reflejar el contenido del envío- y el documento a enviar.

El éxito del proyecto se refleja en las evidencias electrónicas que se recogen tras el envío certificado, tanto de recepción del mensaje como de descarga del documento (pudiendo contar con todos los apoyos necesarios, documentales y legales).

Ivnosys ha actuado como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y poniendo a disposición del cliente la tecnología del sellado de tiempo. Se obtiene así la salvaguarda legal en caso de litigo, pudiendo recuperar las evidencias recogidas de forma manual o automatizada, durante un plazo aproximado de 5 años.

El proyecto que ha puesto en marcha Umivale muestra su clara apuesta por la transformación digital, situando a la empresa como caso de éxito en la automatización y optimización de procesos, y el ahorro en costes como resultado.

IvCert, la plataforma de envío certificado y firma electrónica

IvCert es la plataforma de comunicación certificada basada en la firma electrónica y envío certificado, así como la recogida de evidencias electrónicas. En cuanto a los archivos tratados, todos los documentos se almacenan en un repositorio digital. La plataforma ofrece plena garantía legal gracias a custodia de las evidencias electrónicas por Ivnosys, Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y Tercero de Confianza.

El Sistema de Gestión de Evidencias Electrónicas (SGEE), sobre el que se basa la plataforma, es un aspecto vital para garantizar la entrega certificada. El SGEE contempla todo el ciclo de vida de una evidencia electrónica: generación, custodia, recuperación y, en su caso, presentación de las evidencias ante un tercero. Además, cumple con la Norma UNE 71505 – Sistema de Gestión de Evidencias Electrónicas (SGEE), que es una garantía para disponer de evidencias confiables.

IvCert permite la creación de circuitos de envío de documentos, pudiendo definir los usuarios intervinientes y las acciones que deben realizar (aceptación o firma). La plataforma ofrece los tipos de firma más seguros de acuerdo a la normativa europea eIDAS.

Tipos de firma electrónica disponibles

Para cada envío, el creador del circuito debe indicar qué acción / tipo de firma electrónica debe realizar cada uno de los destinatarios. A continuación se muestran las diferentes opciones:

El envío certificado y diferentes tipos de firma pueden emplearse para todo tipo de documentos, tanto de uso interno (facturas, nóminas, contratos, actas…) como externo (contratos con clientes y proveedores).

Umivale, Mutua colaboradora con la Seguridad Social, nº 15, es una asociación voluntaria de empresas sin ánimo de lucro. El trabajo de Umivale está orientado a ofrecer la mejor Salud Laboral a las empresas mutualistas: asesorándoles en materia de prevención, curando a sus trabajadores en caso de Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional y gestionando las prestaciones que por Ley les corresponden. Cuenta con más de 718.900 trabajadores protegidos, más de 45.100 empresas asociadas y 1.060 centros asistenciales en toda España.