Firma electrónica: ¿Qué es y dónde puedes aplicarla en tu empresa?

La digitalización forma parte del día a día de las compañías, desde pymes hasta multinacionales. Así, en su afán por digitalizar y automatizar los procesos, la tecnología aterriza en las organizaciones para aumentar la productividad y reducir los recursos empleados en las tareas rutinarias. Descubre qué es la firma electrónica.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica hace referencia al conjunto de datos que, asociados a un documento electrónico, ayudan a identificar a la persona que lo firma. Este tipo de firma identifica, de manera inequívoca, al firmante y dota de validez legal al documento (con la certeza de que no se ha manipulado o alterado tras la firma). Además, la firma electrónica tiene la misma validez legal que el grafo manuscrito de la firma tradicional.

Si bien es cierto que la digitalización trae numerosas ventajas tanto a empresas como a particulares, también trae consigo un riesgo que afecta, de manera directa, a nuestra identidad digital. Así, la firma electrónica está vinculada al firmante de manera única y a los datos que se refiere, y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

La firma electrónica es un conjunto de datos en formato electrónico que ayudan a identificar a la persona que firma y acepta el contenido de un documento.

La naturaleza jurídica de esta firma pasa por asegurar la identidad digital de una persona, suponiendo una prueba del consentimiento, vinculación y aprobación de la información contenida en un documento.

Además, la firma electrónica captura la intención del signatario de quedar obligado por los términos del documento que firma, vinculándole de igual manera que la firma tradicional. Lo importante, al fin y al cabo, es poder probar quién hace la marca y que el documento no se haya visto alterado posteriormente.

Ventajas de la firma electrónica

Son varias las ventajas de la firma electrónica respecto a la firma manuscrita en papel:

• Flexibilidad. Permite realizar trámites dónde y cuándo se quiera, agilizando así los procesos al evitar tiempos de espera y desplazamientos.
• Validez. Otorga la certeza de que el documento no ha sido alterado o modificado tras su firma.
• Ahorro. Apuesta por una cultura paperless dentro de las compañías ya que esta tecnología permite reducir, de forma considerable, el uso de papel en las oficinas.

Tipos de firma electrónica

Existen diferentes tipos de firma electrónica (firma simple, firma avanzada y firma cualificada) que conllevan una tecnología y un nivel de seguridad diferentes. La diferencia entre todas ellas estriba en las evidencias electrónicas que se recogen tras la firma de un documento.

Dada la importancia de garantizar la seguridad de la firma, las autoridades europeas han aprobado la normativa eIDAS, homogeneizando el mercado de las transacciones digitales y favoreciendo la competencia entre las compañías. Este marco normativo regula el uso de la firma electrónica, el sellado de tiempo y los servicios de entrega electrónica certificada, entre otros.

¿Dónde aplicar este tipo de firma?

Esta firma es aplicable a todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño, sector o actividad. Esta tecnología permite atender trámites de forma certificada y segura, tales como:

• Firma de contratos.
• Firma y creación de facturas.
• Comunicación telemática con la Administración Pública.
• Recepción de notificaciones electrónicas.
• Solicitud en los registros electrónicos administrativos.
• Descarga de modelos y formularios de la Agencia Tributaria.

Para conocer más acerca de la firma electrónica y los métodos de firma, puedes descargar nuestro folleto.

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