La importancia AHORA de la firma digital: el momento de firmar online

A causa del estado de alarma en el que estamos, el teletrabajo  se ha multiplicado de forma drástica en la última semana y con ello, la firma digital.

El problema ha sido y es que muchas pequeñas, medianas y grandes empresas españolas no estaban preparadas para ello.

Debido al coronavirus, va a haber un antes y un después. Debemos darnos cuenta de que muchas de las acciones que podemos hacer diariamente, necesitan de una firma digital (o firma electrónica).

¿Porqué es tan importante ahora la firma digital o firma electrónica?

Porque la tecnología ha impactado por completo en el mercado de las transacciones. Uno de los puntos clave para normalizar la situación del negocio es continuar firmando documentos con garantías legales.

Cualquier documento puede ser firmado electrónicamente, ya no necesitamos estar presencialmente para la firma de: contratos (de seguro, trabajo, servicios…), transacciones, trámites, etc. Además, cuando usamos la firma digital se recogen una serie de datos electrónicos que permiten identificar al firmante, asegurar la integridad del documento y su no repudio.

Firma digital, ¿Con garantías legales?

Así es, además de recoger las firmas de los interesados, se debe contar con el respaldo de un tercero que certifique la validez de dichas firmas. Esto es, un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificado. Regido por el reglamento eIDAS, también conocido como Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, que establece las pautas de identificación electrónica,

un marco común para los servicios de confianza, otorgándoles la misma legalidad que a los procesos tradicionales de firma basados en papel.

Una herramienta de firma digital para todo, pero, ¿el qué?

Existen plataformas de firma digital que permiten firmar documentos, enviar documentos solicitando su firma, e incluso recibirlos. Además, se aportan evidencias como quién ha descargado el documento, si lo ha firmado, en qué momento, con qué tipo de firma… pero la productividad radica en tener todo en una herramienta. Una que permita trabajar en la distancia y realizar en remoto de forma faseada, adaptando los costes y los servicios, tareas como:

• Firmar electrónicamente documentos con envíos certificados: tuyos, de tu empresa, de representante…
• Recibir documentos firmados: lo que conlleva la agilización de procesos.
• Crear circuitos con múltiples posibilidades y ver los detalles, por ejemplo: que puedan firmar un documento varias personas o departamentos, que estos reciban un documento firmado con tan solo hacer tú la firma una vez…
• Ver a tiempo real el estado en qué se encuentran esos circuitos.
• Elegir el tipo de firma deseado según las necesidades. (Más abajo verás los tipos de firma)
• Recoger evidencias que respalden la validez legal del documento firmado: cuándo se ha descargado el documento, se ha firmado, etc.
• Ver tareas pendientes: si tienes documentos pendientes de firmar o que te firmen.
• Ofrecer movilidad: firmar tus documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
• Firmar con Outlook: gracias a esta integración, será más fácil para ti enviar tus documentos firmados.
• Video identificación: sistema para identificar electrónicamente a personas de forma remota mediante videoconferencia.

¿Qué es la firma dinámica?

La firma dinámica permite ofrecer a los destinatarios distintos tipos de firma, entre los que elijen cuál utilizar. Para saber qué tipos de firma ofrecerle, deberemos atender a:

• La robustez legal que necesitamos de las firmas recogidas.
• La tecnología de la que disponen los destinatarios.

Dándoles esta facilidad, recogerás sus firmas en apenas unos minutos. Trabajando a distancia, es un punto a favor ofrecer flexibilidad y agilizar los procesos de firma. 

Pero, ¿Cuántos tipos de firma hay y cuál es la adecuada?

En función de la tecnología disponible y la fuerza legal que se necesite, son varios los tipos de firma existentes y que ponemos a tu disposición:

Existe un modelo de contratación flexible en pago por uso, que se adapta dando respuestas a las demandas necesitadas. Puedes elegir que tipos de firma deseas obtener en tu plataforma:

• Firma centralizada con cualificada en la nube: Firma con certificado digital en la nube. Rango legal más alto, garantizando la máxima seguridad de los documentos firmados.
• Firma electrónica avanzada con certificado: Método de firma con mayor rango legal mediante certificado digital, asegurando la identidad del firmante y la integridad del mensaje.
• Firma biométrica avanzada: Firma manuscrita digitalizada con recogida de datos biométricos (posición de contacto, velocidad y presión del bolígrafo) en un dispositivo especializado. Proporciona certificación del contenido de los mensajes y de la firma.
• Firma avanzada OTP (SMS): Aceptación explícita de una comunicación y/o documento con firma utilizando un PIN (OTP) de una sola vez enviado por SMS al móvil. Proporciona evidencia certificada del contenido y aceptación de los mensajes.
• Firma simple: Aceptación explícita de una comunicación con una o más condiciones a través de una ventana de diálogo de aceptación. Adecuada para la firma de condiciones de uso y documentos o aprobación de los mismos.
• Comunicación certificada: Entrega certificada de un mensaje por correo electrónico o SMS. Además, tendrás la opción de poder descargar el documento.

APOYANDO LA CULTURA PAPERLESS: OFICINA SIN PAPEL

A todo ello, le sumamos que las soluciones de Ivnosys permiten la administración de toda la documentación corporativa de manera ágil, sencilla e intuitiva, gracias a la apuesta por una cultura “paperless“, o de oficina sin papel.

Aportando mejor automatización, unificación y fácil acceso a la información, reducción de costes y recursos, seguridad y fiabilidad 100% garantizadas e incremento de la productividad.

La cultura paperless deja de ser una opción, para convertirse en lo habitual tanto en las empresas como en los organismos públicos, donde cada vez son más los procesos y gestiones que se realizan de manera telemática.

En conclusión, ahora más que nunca es el momento en el que las circunstancias nos obligan a disponer de este tipo de herramientas digitales para poder seguir gestionando y realizando trámites en la distancia, como con la firma digital. No dejemos que sea por no poder salir de casa, y sí por apoyar la digitalización de procesos, por el cambio de mentalidad en lo referente a la transformación digital, con todos los beneficios que esto aporta.

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