El potencial de la firma electrónica: nuevos usos

El uso del Big Data y la digitalización se han convertido en las palancas clave para la mejora de la competitividad empresarial, reduciendo costes, tiempos y automatizando procesos que permiten una optimización de los procesos.

Nuevos horizontes de la firma electrónica

Aunque el uso de la firma electrónica se ha generalizado con el tiempo y los trámites electrónicos se han disparado con la pandemia, la realidad es que esta herramienta está en constante evolución y su popularidad entre las empresas y compañías se extiende a un ritmo vertiginoso. No nos referimos únicamente a sus capacidades técnicas, sino también a su amplio abanico de uso en sectores tan diferentes como el financiero o el lúdico, así como en gestiones tan variopintas como la firma de contratos, concesiones de créditos bancarios o matrículas en centros educativos, entre otros.

En este sentido, compartimos uno de los nuevos usos más recientes que está poniendo a la firma digital en el centro de todas las miradas de grandes corporaciones y profesionales: crear y establecer sociedades mercantiles online en menos de un cuarto de hora a través de la firma electrónica.

Esto ya es una realidad en países como Alemania, Italia, Bélgica, Austria o la República Checa, donde ya han preparado la transposición de la Directiva comunitaria 2019/1151 sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del derecho de sociedades. Dicha transposición debería haberse realizado antes del pasado 1 de agosto, pero existe la posibilidad de prorrogarla un año por cualquier Estado miembro.

En el caso de España actualmente estamos a la espera de que el Gobierno y el Parlamento impulsen la transposición de la Directiva haciendo uso de la prórroga que concede la propia norma. Sin embargo, el notariado español ya cuenta con la infraestructura técnica necesaria para constituir una sociedad telemáticamente ante notario en menos de diez minutos.

Este trámite se podrá realizar cumpliendo únicamente dos requisitos: disponer de un dispositivo desde el que poder efectuar una videollamada y estar en posesión de un certificado digital para poder firmar de manera electrónica.

La firma electrónica mediante certificado digital será esencial

El objetivo de este procedimiento es dar un paso al frente en la tramitación telemática ante las AAPP en lo que respecta a la constitución de sociedades, evitando así la necesidad de contar con la presencia física ante notario para la autenticación de la identidad y la firma de la escritura. Los pasos a seguir serán los siguientes:

1. Registro previo del ciudadano para darse de alta en la plataforma mediante un certificado digital autorizado por el reglamento eIDAS.
2. Identificación del futuro empresario ante notario con su DNI electrónico.
3. A través de videoconferencia, el fedatario público procederá a la autenticación de la identidad del firmante-socio fundador de la sociedad y le asesorará en la adaptación del contenido de las escrituras a sus necesidades.
4. El notario examinará digitalmente que se ha producido la aportación de capital requerido y revisará que todos los detalles del documento son correctos.
5. Finalmente, el firmante procederá a la firma electrónica de la escritura pública.

La firma electrónica como salvaguarda de seguridad

El proceso de constitución de una nueva sociedad debe ser completamente seguro en todos los sentidos y, ahora, con la posibilidad de realizarlo telemáticamente, debe contar con las máximas garantías a nivel legal y digital.

Por ello, recordaremos que la firma electrónica cualificada se convierte en la mejor opción cuando queremos mantener total seguridad en los procesos y proteger nuestra identidad digital en todo momento.

La firma cualificada es aquella basada en la utilización de certificados digitales cualificados que se genera utilizando un dispositivo seguro de creación de firma conocido como QSCD (Qualified Signature Creation Device), la firma cualificada ofrece un mayor nivel de seguridad gracias a la posibilidad de proporcionar evidencias electrónicas aportadas por el certificado digital, haciéndola defendible en caso de litigio. Otras de sus ventajas son:

• Identificación: garantiza la identidad del firmante y los datos de firma electrónica que se realizan.
• Reconocimiento: es el tipo de firma más seguro, reconocido por la normativa eIDAS, y es aplicable en todos los países miembros del a UE.
• Integridad: ofrece la certeza de que el documento no ha sido modificado ni alterado tras la firma.
• Validez legal: cuenta con la misma robustez jurídica que la firma manuscrita tradicional.

En Ivnosys ofrecemos los servicios de todos los tipos de firma electrónica, avalados por el reglamento europeo eIDAS, lo que nos permite cumplir con las máximas garantías legales actuando como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado. Contacta con nosotros y confía en las soluciones digitales que ya emplean empresas de todos los sectores realizando más de 100.000 operaciones de firma al día.

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