Cómo firmar electrónicamente un documento

Si estás pensado en digitalizar los procesos de firma de los documentos de tu empresa, seguramente te preguntes cómo firmar electrónicamente, si el proceso será sencillo, si tendrás algún problema para utilizar por primera vez un software de firma electrónica o si tus documentos firmados tendrán plena validez jurídica.

En esta entrada resolveremos todas tus dudas para que puedas conseguir tus documentos firmados desde donde quieras y cuando quieras con la confianza de trabajar con las máximas garantías legales.

Cómo firmar electrónicamente con IvCert en 3 pasos

Paso 1: Instala la plataforma en tu ordenador

Descarga e instala en tu ordenador la plataforma de IvCert. Una vez instalada, para poder acceder a la plataforma, puedes utilizar tanto tu usuario de IvCert como tu usuario de IvSign. Tras indicar tus credenciales, ya estarás dentro de la plataforma y visualizarás el apartado de tareas pendientes.

Si ya has utilizado en otra ocasión la plataforma recuerda que recibirás en tu correo electrónico un aviso cuando otro usuario comparta contigo un documento que requiera tu firma. Clicando en el mismo enlace que aparece en el correo, podrás ir directamente a este y proceder a la firma.

Paso 2: Selecciona el documento e introduce tus datos

Tras seleccionar la tarea recibida para realizar la firma, podrás acceder a una vista previa del documento. Una vez comprobada toda la información, deberás introducir o validar tus datos personales para, a continuación, firmar con el método predefinido.

Paso 3: Firma del documento

Puede que el usuario emisor haya preestablecido el listado de operaciones disponibles para firmar, por lo que deberás escoger la opción o las opciones que se visualicen en la pantalla. Entre estas puedes encontrar:

• Firma simple: útil para la aceptación explícita de una comunicación con una o más condiciones, como condiciones de uso y documentos o aprobación de los mismos.
• Firma avanzada OTP (SMS): se utiliza para la aceptación de una comunicación y/o documento con firma utilizando un PIN (OTP) de un solo uso enviado por SMS al dispositivo móvil enlazado. Este tipo de firma proporciona evidencia certificada del contenido y aceptación de los mensajes.
• Firma biométrica avanzada: se trata de la firma manuscrita digitalizada con recogida de datos biométricos (posición de contacto, velocidad y presión del bolígrafo) en un dispositivo especializado. Proporciona certificación del contenido de los mensajes y de la firma.
• Firma avanzada con certificado: es uno de los métodos de firma con mayor rango legal, pues utiliza el certificado digital para asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje.
• Firma cualificada centralizada en la nube: es apta para la firma electrónica de documentos o el acuse de recibo de notificaciones. De esta forma, es el tipo de firma con el mayor rango legal, garantizando así la seguridad de los documentos firmados.
• Comunicación certificada: sirve para certificar la entrega del mensaje por correo electrónico o SMS.
• Firma automática de empresa: podrá utilizarse siempre y cuando el certificado de empresa esté configurado.

Paso 4: Visualiza o descarga el documento firmado

Tras terminar con el proceso de firma, podrás acceder a la visualización del documento firmado completo. Además, podrás descargarlo y almacenarlo en tu dispositivo para cualquier requerimiento.

Como puedes comprobar, el proceso de firma electrónica de documentos es muy sencillo y tiene enormes beneficios gracias a su contribución en la eliminación del papel y de los costes económicos de almacenamiento e impresión. Además, gracias al sellado de tiempo, contarás con la seguridad de que los datos suministrados han existido y nos han sido alterados tras la firma. Contacta con nosotros si quieres asegurar tus transacciones electrónicas y comienza a mejorar la gestión y los accesos a toda tu documentación corporativa.