Así automatiza Cepsa los trámites con las AAPP. Alianzas de progreso

• Cepsa reduce los tiempos de gestión, mejora la productividad y pone fin al uso de papel.
• Con la plataforma IvNeos gestiona automáticamente la recepción de las notificaciones emitidas por miles de organismos públicos.
• Gracias a la sincronización de estas notificaciones, Cepsa evita incurrir en sanciones económicas y administrativas.

Ahora más que nunca, debido al confinamiento, multitud de tecnologías están demostrando su valía en momentos de necesidad. Puesto que no podemos acudir presencialmente a hacer las gestiones con las administraciones, necesitamos una herramienta que permita hacerlo digitalmente.

Es por esto que Cepsa renueva el acuerdo que le permite gestionar automáticamente las notificaciones electrónicas gracias al gestor IvNeos. La herramienta le permite a la compañía monitorizar, descargar y controlar las notificaciones emitidas por miles de los organismos públicos de manera eficaz y segura.

Las gestiones electrónicas con las AAPP, ¿por qué las necesita Cepsa?

La plataforma resuelve los problemas que reúnen especialmente las grandes empresas, como es el caso de Cepsa. La compañía lleva años confiando en Ivnosys como partner tecnológico para digitalizar la gestión de las notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas.

“La transformación digital es una palanca clave para Cepsa. Herramientas como IvNeos nos ayudan a mejorar los procesos, aumentando nuestra eficiencia y agilidad, los principales objetivos del proceso de digitalización en el que estamos inmersos”. Julián Calvo, responsable de sistemas de información del centro de servicios compartidos de Cepsa

La compañía inició su apuesta por IvNeos en 2018, con el objetivo de implementar una herramienta que le ayudara en la monitorización, descarga y control de las notificaciones electrónicas de los organismos públicos de manera eficaz y segura.

A lo largo de 2019, Cepsa sincronizó más de 11.000 notificaciones gracias a la plataforma, reduciendo los tiempos de gestión, mejorando la productividad y poniendo fin al uso del papel.

Control ahorro de costes, gestiones y mejora en la productividad: IvNeos.

IvNeos surge como apoyo al cumplimiento de la Ley 39/2015, que obliga a empresas y particulares a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. Se establece así un buzón centralizado capaz de sincronizar miles de organismos públicos y recibir de forma automática todas las notificaciones.

¿Cuál es el secreto? ¿Cómo funciona?

El gestor libera a los empleados de la carga de trabajo que supone gestionar y controlar de forma manual y diaria el estado de las notificaciones electrónicas en cada una sedes de los organismos públicos.

Además, IvNeos cuenta con un proceso de auditoría que recoge información detallada acerca del acceso de los empleados a las distintas sedes y las acciones realizadas por éstos. Además, manteniendo el control total del estado y gestión de las notificaciones electrónicas, sin comprometer la seguridad de la empresa.

Esta implementación en Cepsa ha logrado convertir una tarea rutinaria y poco productiva, en un proceso optimizado y eficaz. Esto deriva también en un ahorro en costes. Monitorizando y atendiendo las notificaciones electrónicas con el gestor, se evitan sanciones económicas y administrativas por notificaciones que quedaron pendientes de atender o que no se llegaron a recibir por fallos en la comunicación.

Además, hecho a medida

Una de las ventajas de Ivnosys es que diseña la plataforma de forma que se adapta a las necesidades específicas de la compañía.
Teniendo en cuenta la estructura organizativa de Cepsa  y la diversidad de departamentos que atienden notificaciones electrónicas, la empresa cuenta con una plataforma a medida. El gestor IvNeos dispone de un servicio automático de monitorización de las notificaciones procedentes de las diversas sedes electrónicas. Se establece así un filtrado automático para que cada departamento reciba las notificaciones que le correspondan según la zona, organismo público u otras variables.

Cepsa, compañía energética global presente en los cinco continentes, abarca las áreas de negocio de Exploración y Producción, Refino, Química, Comercialización, Gas y Electricidad, y Trading. La compañía cuenta con 90 años de experiencia y un equipo de cerca de 10.000 profesionales, con excelencia técnica y capacidad de adaptación.

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